En réalité, les réunions sont nécessaires au bon fonctionnement des entreprises. Bien menées, elles offrent un espace productif pour la collaboration, la résolution créative de problèmes et de nouvelles idées intéressantes qui contribuent au développement des organisations.

Alors comment organiser des réunions où les participants se sentent satisfait?

cet article vous apprendra les bonnes pratiques.

réunion de travail

Comment préparer une réunion

La majorité des entreprises passent beaucoup de temps dans leurs réunions, qui représentent un investissement important en temps, argent et ressources . Selon notre expérience, leur bon déroulement représente 50 % du défi que représente leur organisation. C’est pourquoi il est si important de savoir comment organiser une réunion de travail. 

Le temps coûte cher

Alors voici comment organiser une réunion d’affaires :

  • En organisant une réunion, envoyez un ordre du jour clair et concis aux participants. En indiquant les objectifs à atteindre, l’heure de début et de fin.
  • Prévoyez du temps dans votre agenda, tant pour la réunion elle-même que pour la préparer.
  • Transformez les appels en une tâche, afin que vous puissiez les classer dans votre base de décision.
  • Une fois la réunion terminée, faites circuler les courriels contenant le procès-verbal et les accords. De cette façon, vous pouvez rapidement gérer ou mettre en œuvre ce qui a été décidé.
  • Convertissez les actions en tâches et mettez une date sur tout.
  • Vérifiez la nécessité de tenir des réunions régulières. Sont-elles encore une bonne idée ou ont-elles perdu leur utilité et ne sont-elles plus nécessaires ?
  • Assurez-vous que les personnes clés sont présentes et participent. Pensez également qu’il n’est peut-être pas nécessaire que tout le monde soit présent pendant toute la durée de la réunion.

Organiser la réunion

  • Distribuez la convocation bien à l’avance et incluez toutes les informations importantes : le but de la réunion, l’heure de début et de fin, le lieu, comment s’y rendre au cas où quelqu’un viendrait de l’extérieur, et toute autre information pratique.
  • Joignez l’ordre du jour et la liste des participants.
  • Informez les participants de ce que l’on attend d’eux et du type de préparation nécessaire. Les ressources humaines sont du temps et de l’argent.

Avant la réunion

  • Fixez l’objectif et les questions à débattre.
  • Quelles décisions faut-il prendre ?
  • Objectif à atteindre. Les ressources humaines sont essentielles.

Agenda

  • Rédigez un ordre du jour avec un résumé clair, bref et précis des questions à débattre.
  • Indiquez toutes les informations importantes.
  • Restez réaliste. N’incluez pas plus de points qu’il n’est possible d’en traiter dans le temps de la réunion.
  • Normaliser l’ordre du jour avec le même schéma pour les réunions régulières.

Après la réunion

Une fois que vous avez terminé, mettez en place un plan d’action dans lequel vous indiquez clairement les mesures à prendre, qui va s’en charger et dans quel délai. Faites en sorte d’éviter les déclarations vagues. Au cours des jours suivants, effectuez un suivi régulier pour vous assurer que toutes les décisions prises sont appliquées. Ensuite, il ne reste plus qu’à respecter les délais convenus et le niveau de qualité requis.

Les conditions de réussite d’une réunion 

réunions réussis

La plupart des réunions sont vouées à l’échec en raison d’une mauvaise planification et d’une mauvaise exécution. Surtout lorsqu’elles sont dirigées par de jeunes entrepreneurs novices.

Savoir comment mener une bonne réunion est important. Surtout lorsqu’elle se déroule avec des investisseurs potentiels, en vue de lever des fonds pour l’entreprise.

Nous vous proposons ici quelques conseils de gestion de réunion qui sont assez faciles à suivre :

Préparez-vous minutieusement

Pour une réunion d’affaires réussie, le premier conseil est de se préparer soigneusement.

Ainsi, avant d’organiser votre prochaine réunion, posez-vous quelques questions cruciales :

  • Quel est l’objectif de la réunion ?
  • Quelles actions ou résultats attendez-vous de la réunion ?
  • La réunion est-elle nécessaire ?
  • Un e-mail ou un appel téléphonique pourrait-il permettre d’atteindre le même objectif de manière plus efficace ?

Ordre du jour de la réunion

Après avoir défini l’objectif de votre réunion, établissez un ordre du jour court et précis, et partagez-le avec tous les participants. Il est aussi conseillé de partager l’ordre du jour quelques jours avant la réunion; de cette façon, les participants peuvent se préparer à l’avance et se familiariser avec les points de discussion. En outre, les discussions passeront plus facilement d’un point à l’autre, évitant ainsi toute perte de temps inutile.

Selon le site Real Business, l’ordre du jour d’une réunion aide l’équipe à se préparer et lui permet de rester concentrée et sur la bonne voie. N’oubliez pas de ne pas décrire le plan de manière vague ; soyez extrêmement précis et approprié avec vos points.

Durée de la réunion

Si les participants peuvent se mêler un moment au début de la réunion, il est tout aussi essentiel que vous commenciez et terminiez vos réunions d’affaires à l’heure. Cependant, il est également crucial de motiver les participants à s’engager activement dans la discussion afin de vous assurer que vous utilisez efficacement le temps de chacun.

Par ailleurs, il est extrêmement important de créer des liens avec les participants, surtout dans un environnement hybride/en ligne. Ofir Bar, investisseur dans des start-ups immobilières et technologiques dont la valeur actuelle est d’environ 150 millions de dollars, estime que chaque réunion d’affaires doit se terminer dans la durée prévue. « Le temps, c’est de l’argent. Cela peut sembler un banal cliché, mais c’est vrai, et toujours vrai lorsque vous êtes dans une salle de réunion et que vous vous dites que vous pourriez faire beaucoup d’autres choses productives maintenant au lieu d’être ici ».

Prenez des notes

La prise de notes et les principaux points à retenir de la réunion sont indispensables. Cela permet de garantir une compréhension collective des discussions, une clarté quant aux résultats et des initiatives immédiates pour atteindre les objectifs de l’entreprise.

Il est conseillé de désigner une personne responsable de la prise de notes, car cela permettra de distribuer un protocole rapidement après la fin de la réunion. Ainsi, les points et les actions pertinents seront saisis efficacement.

Suivi

Si les éléments de suivi nécessitent d’autres réunions, programmez-les tout de suite sans attendre ni repousser. En outre, vérifiez les comptes rendus précédents pour vous assurer que tous les points en suspens ont été traités et que les tâches à accomplir sont gérées au sein du groupe.

Pourquoi vous devriez organiser votre prochaine réunion dans un espace de coworking ?

Plus que jamais, les professionnels et les entrepreneurs attendent de la flexibilité dans leurs environnements de travail et leurs professions. Il est possible de travailler à domicile, mais il est souvent plus productif de rencontrer ses clients et ses collègues en personne pour discuter et travailler sur des tâches essentielles. 

De plus, certaines entreprises tendent à exiger de leurs employés qu’ils collaborent en personne de façon périodique.

Les espaces de coworking constituent un lieu idéal pour les engagements professionnels, notamment les réunions, les espaces de bureau dédiés ou les réunions d’équipe. Ce type d’espace offre des options d’espace de travail complètes : 

  • Espace de coworking 
  • des bureaux privés 
  • des salles de conférence et de réunion 
  • des adresses et des boîtes aux lettres professionnelles.

Le coworking est un environnement de travail flexible, nouveau et révolutionnaire, offrant un espace et des services professionnels permettant à plusieurs entreprises de partager un espace, ce qui favorise la collaboration entre entreprises et améliore la productivité. 

Conclusion

La conduite de réunions d’affaires est à la fois un art et une stratégie qui devrait être moins stressante et plus motivante pour les jeunes entrepreneurs. Interrogez-vous pour savoir si la réunion a atteint ses objectifs, ou ce qui n’a pas fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Cela vous permettra non seulement de renforcer votre confiance en vous, mais également d’affiner vos compétences en matière de gestion de réunions. Si vous avez besoin d’un espace de coworking parfait pour mener vos réunions, Maniacowork est le lieu idéal.