L’organisation de réunions d’entreprises est un calvaire pour vous ? Vous n’arrivez toujours pas à créer des réunions dynamiques et interactives avec vos collaborateurs ? Ne vous inquiétez surtout pas, nous avons pour vous des solutions efficaces.

Retrouvez avec nous dans ce nouvel article, le guide ultime pour organiser la réunion de l’année !

Comment préparer une réunion ?

Préparer une réunion demande beaucoup d’organisation et de savoir faire. Ce n’est pas une tâche sans importance, car elle définit l’efficacité des réunions et donc de l’avancement du travail des différentes parties prenantes. L’image ci-dessus, fait référence à une fiche simple d’une méthodologie pragmatique pour organiser des réunions efficaces dans une entreprise.

Les étapes suivantes sont détaillées afin de mieux assimiler la méthodologie :

Définir l’objectif de la réunion

Pour bien définir l’objectif de la réunion, on peut se poser la question suivante : « Que souhaitons-nous avoir obtenu à la fin de la réunion ? »

Cet objectif servira de fil conducteur et de cadrage en cas de dérive. Il n’est pas rare qu’un sujet ou une problématique entraîne un autre, surtout quand il y’a beaucoup de questionnements. Il serait judicieux donc de rester centré sur le sujet principal pour ne pas se perdre. Car en effet, le manque d’objectif clair donne des résultats peu tangibles et mène à une absence de prise de décision. Ceci est la première cause d’ennui, de la diminution de motivation et donc de l’implication des participants.

Préparer la réunion

Pour bien préparer une réunion il faut maîtriser le fond et la forme de cette dernière.

Le fond

C’est la maîtrise du sujet de la réunion, ce qui est indispensable pour un bon manager, dans le cas contraire il faut faire appel à un expert.

La forme

Qui fait référence à l’organisation et la logistique des réunions.

Premièrement, la convocation en temps et en heure des participants, c’est à dire, en prévoyant les relances :
- L’objectif de la réunion
- La date
- Le lieu
- La durée
- L’ordre du jour,
- La liste de participants
Pour une réunion de suivi : Il faudra renvoyer le compte-rendu de la réunion précédente en pièce jointe à l’invitation et demander aux participants de préparer leur bilan d’actions…
Ensuite , il faut faire un inventaire et une vérification du matériel nécessaire et de son état de fonctionnement.
Puis, il faut connaître les attentes de chaque participant et leur demander d’amener leurs supports ou autres éléments, à préciser dans le message de convocation ou de confirmation de participation par postal, mail ou autre.
Sur ce, il faut préparer les supports, par exemple : PowerPoint, documents pdf en amont, copies papier en nombre suffisant.
De plus, il faut penser à éditer la feuille d’émargement avec les coordonnées à compléter si besoin.
Vient l’étape du choix de la salle : taille et disposition en concordance avec le nombre de participants et le sujet à traiter.
Puis bien évidemment, la configuration des tables en U, en rond ou autre selon la typologie de la réunion.
Et finalement, penser à l’accueil : préparer la salle, thé, café, papillons des participants à placer avant le début de la réunion ou formation si les participants sont connus.

Initier la réunion

Pour initier une réunion,, on commence par l’accueil en serrant les mains pour dire bonjour (création d’un contact physique, se présenter ou bien demander des nouvelles)

Puis viennent d’autres étapes dont :

La logistique : offrir du thé, du café…
Inviter les personnes à s’installer : rien de tel pour donner le coup d’envoi et obtenir que les participants s’installent et se centrent sur la réunion, par une formule simple « mesdames, messieurs, vous pouvez vous installer ».
Remercier les participants d’être venus, rappeler l’objectif de la réunion, et le cas échéant.
Présenter l’animateur et/ou les intervenants ponctuels.
Définir (ou rappeler) les règles du jeu de la réunion.
Faire un tour de table, en fonction de la situation (les participants se connaissent ou pas, habitudes de votre entreprise).
Nommer un rédacteur du compte-rendu et un gardien du temps pour impliquer les participants.
Et enfin, penser à la gestion des participants suite à la pause et reprise de la réunion.

Maîtriser le fond et la forme : le contenu et l’animation

Comme nous l’avons vu précédemment, un bon manager se doit de bien maîtriser le sujet de la réunion ou bien il doit faire appel à un expert. Ainsi, l’organisation et la logistique doivent être prises au sérieux. Puis nous avons l’élément de l’animation, qui est une étape fatidique au bon déroulement de la réunion. Le mieux étant de faire une simulation de la réunion un jour avant pour pratiquer.

Savoir conclure

Pour bien conclure une réunion, il faut savoir poser la question suivante : « Avez-vous des questions ? » Laisser un temps de réflexion aux participants, puis avoir les retours.

Vers la fin de la réunion il faut :

S’assurer que l’on a bien répondu à l’objectif de départ.
Procéder à une synthèse des travaux et un récapitulatif des éléments abordés.
Demander aux participants ce qu’ils mettront en œuvre suite à la réunion.
Distribuer les supports prévus.
Ressortir avec une conclusion : quelles seront les suites données et dans quels délais de cette réunion ?
Fixer la prochaine rencontre.
Profiter des dernières minutes d’échanges pour mesurer la satisfaction des participants et obtenir un feedback.
Remercier les participants pour leur présence, engagement, implication…
Puis finalement, prévoir la rédaction du compte-rendu de la réunion.

Les conditions de réussite d’une réunion

Il existe 8 conditions de réussite des réunions d’entreprise :

Vérifiez l’intérêt pour la réunion : Parfois, la communication par e-mail suffit.
Prêt pour la réunion : les objectifs sont clairs et partagés.
Il y a un ordre du jour : établissez-le à l’avance et donnez-le à l’avance aux participants.
Respectez les heures de début et de fin.
Les collaborateurs invités sont directement liés au projet.
Objectif atteint : Éviter de perdre du temps sur d’autres sujets, même si c’est parfois tentant.
Des plans d’action partagés détaillent les responsabilités, les délais et le contenu de chaque action.
Afin d’améliorer la prochaine réunion, veuillez fournir les commentaires des participants.

Pourquoi vous devriez organiser votre prochaine réunion dans un espace de coworking ?

Organiser ses réunions dans un espace de coworking à beaucoup d’avantages dont :

Des clients et collaborateurs valorisés

Recevoir des collaborateurs et/ou des clients dans un lieu atypique, à l’ambiance chaleureuse et équipé des derniers équipements, est également un succès pour tous les acteurs de votre entreprise.
En effet, on éprouve un sentiment de privilège, conduisant à une envie de donner le meilleur de soi, d’innover et de créer.
De plus, l’image de marque de l’entreprise ne sera pas valorisée.
En effet, tenir sa réunion dans ce type d’espace assure une ouverture d’esprit moderne, mais fixe également l’attention d’une entreprise au bien-être de ses collaborateurs.

Des espaces de créativités

Il est clair que les tailles de ces espaces coworking interagissent et donc la productivité des collaborateurs.
Mais le principal atout de ces salles de réunion est l’environnement qu’elles créent.
En effet, la découverte d’un nouveau lieu est propice au développement de nouvelles idées.
Ces lieux à la fois design et cosy proposent des équipements professionnels en tandem.
En plus de mettre en avant les salariés par choix de localisation, cela leur permet de rompre leur routine avec la monotonie qu’ils constatent dans leur établissement habituel.

De la flexibilité comme jamais vu

Qui a dit que les espaces de coworking rimaient avec flexibilité.
En effet, vous pourrez disposer de salles de réunion à votre image et très adaptées à l’époque.
La flexibilité se retrouve aussi dans l’agencement de la pièce.
En effet, selon l’ambiance que vous souhaitez apporter à la réunion, des collègues auront intérêt à l’aménager pour qu’elle réponde au mieux à vos besoins.
Post-it, couverture rigide ou encore smart tv, tout sera prêt pour le jour J.

Par conséquent, vous ne perdrez pas votre temps précieux à jouer le rôle d’architecte.

Réduction considérable du budget

D’un point de vue financier, c’est évidemment intéressant de tenir des réunions dans des tiers-lieux.
Vous économiserez sur le loyer car il n’est pas nécessaire d’investir dans des locaux trop grands pour
De plus, vous ne paierez que le temps passé sur cette partie et rien de plus.
Ajoutez à cela les économies de technologie.

Désormais, il n’est plus nécessaire d’investir dans du matériel de projection, des flip boards ou même dans tout type de connexion.

Comment organiser des réunions d’entreprise ?￼